Jumat, 05 April 2013

DAMPAK KELEMAHAN SISTEM ADMINISTRASI TERHADAP KINERJA BIROKRASI DALAM PELAYANAN PUBLIK DAN UPAYA PERBAIKANNYA

Sebuah gagasan sederhana menuju Suatu Perubahan :

DAMPAK KELEMAHAN SISTEM ADMINISTRASI
TERHADAP KINERJA BIROKRASI DALAM PELAYANAN PUBLIK
DAN UPAYA PERBAIKANNYA

Oleh Widjaja Kartadiredja/Letkol Purnawirawan

Uploaded  :   April  5, 2013

Pendahuluan.

Untuk lahirnya sebuah kreativitas pemikiran menuju perbaikan kondisi bangsa yang realitanya merupakan upaya perbaikan lewat kinerja birokrasi, maka bagi siapa saja yang  masih merasa mencintai bangsanya, hendaknya tak perlu ragu mengungkapkan  saran pendapat terkait  sisi  kelemahan kinerja birokrasi dalam pelayanan publik, untuk dicarikan solusinya.  Saran pendapat ini tidak keluar dari koridor hak dan kewajiban warga negara sebagai peran serta masyarakat berpartisiasi dalam pembangunan.
Dengan fenomena yang dihadapi bangsa saat ini, sangat diharapkan hadirnya ide-ide dan gagasan-gagasan positif di berbagai aspek dalam kehidupan bangsa terutama dari kalangan pakar dan intelektual, agar akslerasi pembangunan yang benar-benar berpihak pada kepentingan rakyat  terwujudkan, sejalan dengan  perkembangan daya nalar dan pola pandang masyarakat yang telah semakin kritis.  Salah satu aspek yang ingin diketengahkan oleh penulis, adalah upaya  perbaikan sistem administrasi dalam pemerintahan sebagai unsur penunjang dalam pelaksanaan tata kerja birokrasi dalam penyenggaraan pelayanan publik. 
Fenomena yang  dihadapi bangsa saat ini.          
Sebelum menginjak pada  pembahasan upaya memperbaiki sistem administrasi seperti diamksudkan di atas,  ijinkan terlebih dahulu penulis menunjuk pada pemikiran dan gagasan Edi Siswadi sebagai titik tolak pemikiran dalam pembahasan tulisan ini,  yaitu yang ditulis di Tribun Jabar beberapa bulan yang lalu berjudul “Penguatan Agenda Reformasi Birokrasi”.  Tulisan tersebut memaparkan perlunya upaya perbaikan kinerja birokrasi, baik dari segi struktur maupun budaya birokrasi, di tingkat pusat maupun daerah, dimana upaya perbaikan pada kenyataannya masih menghadapi berbagai kendala yang bersifat dimensional, walau pun lahirnya reformasi sejak 14 tahun yang lalu.  Dengan demikian upaya  reformasi birokrasi masih jauh dari harapan dan masih harus diperjuangkan.  

Hal yang menarik untuk disimak atau lebih ditelaah, adalah yang dikatakan oleh Edi Siswadi, bahwa para birokrat pun kurang mampu mengembangkan kreativitas dan inovasi dalam menyelenggarakan pelayanan publik, karena struktur vertikal hierarkis dan pengambilan keputusan yang sentralistis membuat birokrasi gagal merespon tuntutan masyarakat secara cepat.  Mungkin apa yang dikatakannya adalah suatu kenyataan yang menyangkut kebijakan pusat terkait dengan otonomi daerah.  Tapi yang lebih menarik lagi yang tampak bersifat paradok dengan niat dan upaya perbikan, adanya ungkapan klasik dan kritis yang mengatakan   “kalau bisa dipersulit, kenapa harus dipermudah” dimana menurutnya ungkapan ini berkembang seiring kinerja aparatur yang kurang baik di mata masyarakat.  Dikatakannya bahwa ungkapan ini menggambarkan betapa  buruknya perilaku sebagian birokrasi kita yang berpotensi menyuburkan percaloan dan pungutan liar.  Lalu lebih lanjut lagi dikatakannya bahwa  selama ini birokrasi kita seolah terbentuk hanya untuk melayani dirinya, bukan masyarakat.  Ungkapan dan komentar ini pasti benarnya, karena dalam kenyataan telah dirasakan dan dilihat oleh masyarakat sendiri.    

Karena itu dengan menyimak pemikiran yang ditulis oleh Edi Siswadi selaku pribadi yang kebetulan berasal dari kalangan birokrat, Penulis ingin mengemukakan salah satu solusi untuk memperbaiki kinerja birokrasi, yaitu dengan memperbaiki sistem adminidtrasi dalam pemerintahan.

Perlunya birokrasi perbaiki sistem administrasi dalam pemerintahan.
               
Yang dimaksud dengan sistem administrasi dalam pemerintahan ialah penerapan sistem administrasi umum  di satuan-satuan kerja administrasi di lingkungan birokrasi dalam  memberikan dukungan pelayanan Staf secara terintegrasi,  sinergis, dan terkendali. Karenanya dukungan administrasi itu sendiri  merupakan bagian dari perangkat sistem dalam proses pengambilan keputusan dan kebijakan di lingkungan birokrasi.  
Kenyataaan dalam kondisi selama ini, umumnya dalam proses penyelenggaraan administrasi di satuan-satuan kerja administrasi (yang biasa diberi sebutan Tata Usaha Kantor, Bagian Administrasi, atau Sekretariat) inti tugas pokoknya dalam proses penanganan surat/naskah/dokumen “sangat sederhana”, yaitu berkisar pada 3 langkah pemrosesan yaitu : “menerima”, “menyampaikan” kepada pejabat yang berhak menerimanya, dan “menyimpan”  surat/naskah/dokumen yang telah  diproses.  Ini dipandang dari sudut pemrosesan surat/naskah/dokumen, yang pada hakekatnya adalah pekerjaan Staf dalam proses pemecehan masalah atau penganbilan keputusan dan kebijakan.   

Dari urutan aktivitas dengan 3 langkah tersebut di atas, terlihat adanya mata rantai yang hilang, yakni  peran penting administrasi dalam “memberikan dukungan pelayanan terhadap pekerjaan Staf dalam proses pengambilan keputusan”.  Kenapa demikian?   Karena lembaga atau institusi, tidak memiliki perangkat  sistemnya, dan administrasi dianggap sebagai pekerjaan yang tak perlu sistem.  Pekerjaan administrasi cukup ditangani dengan pola konvensional dengan  sarana yang cukup menggunakan ordner sebagi tempat penyimpanan dokumen secara fisik, ditambah dengan komputer sebagai tempat penyimpanan data dan informasi secara elektronik.

Karena itu untuk menyempurnakan sistem administrasi dari sistem yang konvensional, harus didesain sistem penangnan surat/naskah/dokumen yang prosesnya  dari 3 langkah menjadi 4 langkah,  yaitu ditambah dengan langkah “dukungan pelayanan administrasi dalam proses pengambilan keputusan atau kebijakan”.

Demikian gambaran kelemahan sistem adminidstrasi dalam proses pengambilan keputusan atau kebijakan, yang  finalisasinya akan membawa konsekuensi pada kinerja birokasi dalam pelayanan publik.

Bentuk penyempurnaan sistem administrasi. 
Sepengetahuan Penulis, sistem administrasi yang lebih baik dari sistem yang masih konvensional  seperti yang diutarakan di atas, adalah sistem yang digunakan di Departemen Pertahanan dan Kemanan, yang populer disebut “Filing System” atau “Sistem Tata Naskah”.  Sistem ini di gunakan di Departmen Hankam akhir tahun 1960-an. Sistem ini berasal dari Inggris, yang digunakan oleh depertemen pertahanan negara India,  yaitu negara bekas jajahan inggris.  Kemudian saat adanya program kerjasama pendidikan antara Tentara Angkatan Udara RI dengan Tentara Angkatan Udara India (kalau tidak salah tahun 1964), sistem ini dibawa ke Indonesia oleh tentara Angkatan Udara RI, lalu diberlakukan oleh Markas Besar TNI Angkatan Udara di lingkan Angkatan Udara.  Karena efektifnya sistem ini dalam penyelenggaraan administrasi di Departemen Hankam, maka sistem ini diberlakukan di lingkungan Departemen Hankan  akhir tahun 1960-an yang tentunya berlaku hingga sekarang.

Manfaat dan keefektifan sistem ini adalah :   1)  Dapat memproses persoalan/masalah (pemecahana masalah) secara terintegrasi, sinergis, dan terkendali;   2)  Komunikasi secara administratif antar pejabat dalam memproses suatu masalah atau kebijakan;  3)  Memudahkan penelusuran kembali suatu masalah yang pernah tertunda;  4)  Melatih ketrampilan dasar dalam pelaksanaan tugas-tugas Staf.

Untuk  mengetahui seperti apa sistem yang digunakan di departemen pertahanan tersebut, dapat diberikan penjelasan gambaran singkatnya di bawah, dengan catatan sistem ini  dapat digunakan sebagai bahan pembanding dalam upaya perbaikan sistem administrasi yang umumnya masih bersifat konvensional.   Sistem tersebut memiliki 3 perangat utama, yaitu :

A.  Buku Indeks Persoalan (BIP)
                                                                                                                   
Buku Indeks Persoalan (BIP), adalah buku yang berisi daftar “Pokok Persoalan”  yang kemudian dijabarkan ke dalam  “Anak Persoalan”.  Baik pokok persoalan maupun anak persoalan  masing-masing punya nomor kodenya.  Nantinya nomor-nomor kode ini diperlukan dalam penomoran surat/naskah/dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga pengguna.
“Pokok Persoalan” adalah fungsi-fungsi yang dinilai memegang peranan penting dalam penyelenggaraan tugas-tugas lembaga (dalam hal ini tugas-tugas pemerintahan).  Contoh Pokok Persolan :  Bidang SDM, bidang Materiil/logistik, bidang Pendidikan Nasional, dst.  Jumlah daftar Pokok Persoalan tergantung luas lingkupnya kegiatan lembaga, bisa s/d 40, 50, atau bahkan lebih.
“Anak Persoalan”, meliputi sejumlah kegiatan di bawah pokok persoalan.   Contoh Anak Persoalan dari bidang SDM :   Rekrutmen CPNS, Pengangkatan PNS, Penempatan PNS, dst.   Jumlah Anak Persoalan tergantung luas lingkupn Pokok Persoalan.

Di bawah ini diberikan contoh Pola Penyusunan BIP yang menggambarkan kaitan Pokok Persoalan dan Anak Persoalan, berikut nomor kodenya,  yang tujuannya untuk menggambarkan BIP sebagai pedoman dalam membuka  file-file yang harus dibuka sesuai daftar Pokok Persoalan dan Anak Persoalan yang ada di dalam BIP.  Perlu diketahui bahwa BIP harus dibuat secara matang, karena sekali diberlakukan “tidak bisa dirubah’, karena BIP ada kaitan dengan penomoran  surat/naskah/tulisan dinas yang sudah berjalan sejak BIP diberlakukan.

CONTOH FORMAT BIP :   berisi Pokok Persoalan, Anak Persoalan berikut nomor kodenya.

No.
Urt
Pokok
Persoalan

No.Kode Pokok Persoalan
Anak
Persoalan

No. Kode
Anak  Persoalan
Kaitan dengan Kode Penomoran
1.
Sumberdaya Manusia
01
Rekrut CPNS
01
../../01/01/SDM



Pengankatan PNS
02
../../01/02/SDM









Penilaian Kinerja
15
../../01/15/SDM






2.
Materiil
02
♣ Pengadaan Kendaraan
20
../../02/20/Mat



♣Pengadaan ATK

../../02/35/Mat






3.
Pend. Nasional
12
♣Kurikulum
03
../../12/03/Diknas



♣Tanda penghargaan
21
../../12/22/Diknas

B.  Alat penunjang sistem administrasi. 

Alat penunjang ini berupa format/buku/amplop yang diperlukan dalam pemrosesan Surat/Naskah/Dokumen.   Contoh :  Cover File,  Buku File,  Buku Harian File, Buku Ekspedisi File,   lembaran catatan, beberapa jenis kartu, Amplop Peredaran File, Amplop Peredaran File Khusus Rahasia, Buku Agenda keluar/masuk.  

C.  Sarana Penyimpanan File/Dokumen.

Sarana penyimpanan adalah  berupa rak/kotak tempat penyimpanan file, lemari tempat penyimpanan file rahasia,    filing kabinet, kotak penyimpanan kartu-kartu peredaran file, dan komputer untuk penyimpanan dokumen secara elektronik. 

Ketiga perangkat utama sistem administrasi tersebut (A, B, C) di atas merupakan  “sarana penunjang fungsi administrasi terhadap kelancaranan jalannya pekerjaan Staf khususnya dalam  proses pengambilan kepuputusan/kebijakan dalam penyelenggarakan administrasi di lingkungan lembaga/birokrasi”.   Jika sistem ini diterapkan, akan tampak adanya peningkatan peran administrasi dalam memberikan dukungan pelayanan  Staf, yang akan jauh berbeda dengan kinerja kalau lembaga menggunakan pola lama yang konvensional. 

                Kesimpulan dan aplikasi.

Saran pendapat yang dipaparkan tentang perlunya perbaikan sistem administrasi dalam upaya meningkatkan kinerja birokrasi dalam pemerintahan khususnya dalam nyelenggarakan pelayanan publik, merupakan salah satu solusi yang sangat sederhana tapi penting dan efektif.  Upaya tersebut digunakan untuk memperbaiki sistem administrasi yang masih menggunakan pola konvensional. Keadaan lemahnya sistem administrasi pada umumnya, seyogianya menjadi penggugah pimpinan lembaga (decision maker)  untuk mau memperbaiki sistem administrasi di lembaganya demi peningkatan kinerja lembaga itu sendiri.  Untuk menyiapkan dan memberlakukan perbaikan sistem administrasi tersebut tidak memerlukan biaya besar, karena unsur sarananya (seperti dijelaskan pada  perangkat utama C di atas) sudah ada. 
Lebih baik lagi jika sistem ini  disiapkan  di lembaga-lembaga pemerintahan yang baru berdiri (misanya di Kabupaten hasil pemekaran), seperti contohnya Kecamatan Pangandaran Kab. Ciamis yang akan dimekarkan menjadi Kabupaten.   Tepat sekali jika Panitia Persiapan Pendirian Kabupaten hasil pemekaran mempunyai Tim Asistensi Penyiapan Sistem Administrasi, yang targetnya harus sudah selesai menyiapkannya menjelang peresmian.    Namun demikan,untuk pelaksaannya akan sangat tergantung pada adanya “willingnes” dari pejabat terkait (dalam hal ini Gubernur Jabar dan Bupati Ciamis) untuk memberikan “lampu hijau” kepada Tim Peresmian Pendirian Kabupaten pemekaran untuk mempersiapkan sistem ini.   Insya Allah nantinya penerapan sistem ini bakal menjadi percontohan di Kabupaten yang bersangkutan.   

Demikian saran pendapat penulis, mudah-mudahan ada manfaatnya. Kalau ada pertanyaan dari pembaca, dengan sukarela Penulis dapat menerimanya  lewat email.       

Penulis, penyusun Ebook Kinerja di sebuah Website, tinggal di Kota Cimahi, Jawa Barat, alamat email :  widiakertapranata@yahoo.co.id.













0 komentar:

Posting Komentar

 

www.widiakertapranata.com Copyright © 2009 Girlymagz is Designed by Bie Girl Vector by Ipietoon