Sebuah
gagasan sederhana menuju Suatu Perubahan :
DAMPAK KELEMAHAN SISTEM
ADMINISTRASI
TERHADAP KINERJA BIROKRASI
DALAM PELAYANAN PUBLIK
DAN UPAYA PERBAIKANNYA
Oleh Widjaja
Kartadiredja/Letkol Purnawirawan
Uploaded : April
5, 2013
Pendahuluan.
Untuk lahirnya sebuah kreativitas
pemikiran menuju perbaikan kondisi bangsa yang realitanya merupakan upaya perbaikan
lewat kinerja birokrasi, maka bagi siapa saja yang masih merasa mencintai bangsanya, hendaknya
tak perlu ragu mengungkapkan saran
pendapat terkait sisi kelemahan kinerja birokrasi dalam pelayanan
publik, untuk dicarikan solusinya. Saran
pendapat ini tidak keluar dari koridor hak dan kewajiban warga negara sebagai peran
serta masyarakat berpartisiasi dalam pembangunan.
Dengan fenomena yang dihadapi bangsa
saat ini, sangat diharapkan hadirnya ide-ide dan gagasan-gagasan positif di berbagai
aspek dalam kehidupan bangsa terutama dari kalangan pakar dan intelektual, agar
akslerasi pembangunan yang benar-benar berpihak pada kepentingan rakyat terwujudkan, sejalan dengan perkembangan daya nalar dan pola pandang
masyarakat yang telah semakin kritis. Salah
satu aspek yang ingin diketengahkan oleh penulis, adalah upaya perbaikan sistem administrasi dalam pemerintahan
sebagai unsur penunjang dalam pelaksanaan tata kerja birokrasi dalam penyenggaraan
pelayanan publik.
Fenomena
yang dihadapi bangsa saat ini.
Sebelum menginjak pada pembahasan upaya memperbaiki sistem
administrasi seperti diamksudkan di atas, ijinkan terlebih dahulu penulis menunjuk pada pemikiran
dan gagasan Edi Siswadi sebagai titik tolak pemikiran dalam pembahasan tulisan
ini, yaitu yang ditulis di Tribun Jabar
beberapa bulan yang lalu berjudul “Penguatan Agenda Reformasi Birokrasi”. Tulisan tersebut memaparkan perlunya upaya
perbaikan kinerja birokrasi, baik dari segi struktur maupun budaya birokrasi, di
tingkat pusat maupun daerah, dimana upaya perbaikan pada kenyataannya masih
menghadapi berbagai kendala yang bersifat dimensional, walau pun lahirnya
reformasi sejak 14 tahun yang lalu.
Dengan demikian upaya reformasi
birokrasi masih jauh dari harapan dan masih harus diperjuangkan.
Hal yang menarik untuk disimak atau lebih ditelaah, adalah yang
dikatakan oleh Edi Siswadi, bahwa para birokrat pun kurang mampu mengembangkan
kreativitas dan inovasi dalam menyelenggarakan pelayanan publik, karena
struktur vertikal hierarkis dan pengambilan keputusan yang sentralistis membuat
birokrasi gagal merespon tuntutan masyarakat secara cepat. Mungkin apa yang dikatakannya adalah suatu
kenyataan yang menyangkut kebijakan pusat terkait dengan otonomi daerah. Tapi yang lebih menarik lagi yang tampak
bersifat paradok dengan niat dan upaya perbikan, adanya ungkapan klasik dan
kritis yang mengatakan “kalau bisa dipersulit, kenapa harus
dipermudah” dimana menurutnya ungkapan ini berkembang seiring kinerja aparatur
yang kurang baik di mata masyarakat. Dikatakannya
bahwa ungkapan ini menggambarkan betapa
buruknya perilaku sebagian birokrasi kita yang berpotensi menyuburkan
percaloan dan pungutan liar. Lalu lebih
lanjut lagi dikatakannya bahwa selama
ini birokrasi kita seolah terbentuk hanya untuk melayani dirinya, bukan
masyarakat. Ungkapan dan komentar ini pasti
benarnya, karena dalam kenyataan telah dirasakan dan dilihat oleh masyarakat
sendiri.
Karena itu dengan menyimak pemikiran yang
ditulis oleh Edi Siswadi selaku pribadi yang kebetulan berasal dari kalangan
birokrat, Penulis ingin mengemukakan salah satu solusi untuk memperbaiki
kinerja birokrasi, yaitu dengan memperbaiki sistem adminidtrasi dalam
pemerintahan.
Perlunya
birokrasi perbaiki sistem administrasi dalam pemerintahan.
Yang
dimaksud dengan sistem administrasi dalam pemerintahan ialah penerapan sistem
administrasi umum di satuan-satuan kerja
administrasi di lingkungan birokrasi dalam
memberikan dukungan pelayanan Staf secara
terintegrasi, sinergis, dan terkendali.
Karenanya dukungan administrasi itu sendiri
merupakan bagian dari perangkat sistem dalam proses pengambilan
keputusan dan kebijakan di lingkungan birokrasi.
Kenyataaan dalam kondisi selama ini, umumnya dalam proses
penyelenggaraan administrasi di satuan-satuan kerja administrasi (yang biasa diberi
sebutan Tata Usaha Kantor, Bagian Administrasi, atau Sekretariat) inti tugas
pokoknya dalam proses penanganan surat/naskah/dokumen “sangat sederhana”, yaitu
berkisar pada 3 langkah pemrosesan yaitu : “menerima”,
“menyampaikan” kepada pejabat yang berhak menerimanya, dan “menyimpan” surat/naskah/dokumen yang telah diproses. Ini dipandang dari sudut pemrosesan
surat/naskah/dokumen, yang pada hakekatnya adalah pekerjaan Staf dalam proses
pemecehan masalah atau penganbilan keputusan dan kebijakan.
Dari urutan aktivitas dengan 3 langkah tersebut di atas,
terlihat adanya mata rantai yang hilang,
yakni peran penting administrasi dalam
“memberikan dukungan pelayanan terhadap pekerjaan Staf dalam proses pengambilan
keputusan”. Kenapa demikian? Karena lembaga atau institusi, tidak
memiliki perangkat sistemnya, dan
administrasi dianggap sebagai pekerjaan yang tak perlu sistem. Pekerjaan administrasi cukup ditangani dengan
pola konvensional dengan sarana yang
cukup menggunakan ordner sebagi tempat penyimpanan dokumen secara fisik,
ditambah dengan komputer sebagai tempat penyimpanan data dan informasi secara
elektronik.
Karena itu untuk menyempurnakan sistem administrasi dari
sistem yang konvensional, harus didesain sistem penangnan surat/naskah/dokumen
yang prosesnya dari 3 langkah menjadi 4
langkah, yaitu ditambah dengan langkah “dukungan
pelayanan administrasi dalam proses pengambilan keputusan atau kebijakan”.
Demikian gambaran kelemahan sistem adminidstrasi dalam
proses pengambilan keputusan atau kebijakan, yang finalisasinya akan membawa konsekuensi pada
kinerja birokasi dalam pelayanan publik.
Bentuk penyempurnaan sistem administrasi.
Sepengetahuan
Penulis, sistem administrasi yang lebih baik dari sistem yang masih
konvensional seperti yang diutarakan di
atas, adalah sistem yang digunakan di Departemen Pertahanan dan Kemanan, yang
populer disebut “Filing System” atau “Sistem Tata Naskah”. Sistem ini di gunakan di Departmen Hankam
akhir tahun 1960-an. Sistem ini berasal dari Inggris, yang digunakan oleh
depertemen pertahanan negara India, yaitu
negara bekas jajahan inggris. Kemudian
saat adanya program kerjasama pendidikan antara Tentara Angkatan Udara RI
dengan Tentara Angkatan Udara India (kalau tidak salah tahun 1964), sistem ini
dibawa ke Indonesia oleh tentara Angkatan Udara RI, lalu diberlakukan oleh
Markas Besar TNI Angkatan Udara di lingkan Angkatan Udara. Karena efektifnya sistem ini dalam
penyelenggaraan administrasi di Departemen Hankam, maka sistem ini diberlakukan
di lingkungan Departemen Hankan akhir
tahun 1960-an yang tentunya berlaku hingga sekarang.
Manfaat
dan keefektifan sistem ini adalah :
1) Dapat memproses
persoalan/masalah (pemecahana masalah) secara terintegrasi, sinergis, dan
terkendali; 2)
Komunikasi secara administratif antar pejabat dalam memproses suatu
masalah atau kebijakan; 3) Memudahkan penelusuran kembali suatu masalah
yang pernah tertunda; 4) Melatih ketrampilan dasar dalam pelaksanaan
tugas-tugas Staf.
Untuk mengetahui seperti apa sistem yang digunakan
di departemen pertahanan tersebut, dapat diberikan penjelasan gambaran
singkatnya di bawah, dengan catatan
sistem ini dapat digunakan sebagai bahan
pembanding dalam upaya perbaikan sistem administrasi yang umumnya masih
bersifat konvensional. Sistem tersebut
memiliki 3 perangat utama, yaitu :
A. Buku Indeks Persoalan (BIP)
Buku Indeks Persoalan (BIP), adalah buku yang berisi daftar “Pokok
Persoalan” yang kemudian dijabarkan ke
dalam “Anak Persoalan”. Baik pokok persoalan maupun anak persoalan masing-masing punya nomor kodenya. Nantinya nomor-nomor kode ini diperlukan
dalam penomoran surat/naskah/dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga pengguna.
“Pokok Persoalan” adalah fungsi-fungsi yang dinilai memegang
peranan penting dalam penyelenggaraan tugas-tugas lembaga (dalam hal ini
tugas-tugas pemerintahan). Contoh Pokok
Persolan : Bidang SDM, bidang Materiil/logistik,
bidang Pendidikan Nasional, dst. Jumlah daftar Pokok Persoalan tergantung luas
lingkupnya kegiatan lembaga, bisa s/d 40, 50, atau bahkan lebih.
“Anak
Persoalan”, meliputi sejumlah kegiatan di bawah pokok persoalan. Contoh Anak Persoalan dari bidang SDM : Rekrutmen
CPNS, Pengangkatan PNS, Penempatan PNS, dst. Jumlah Anak Persoalan tergantung luas
lingkupn Pokok Persoalan.
Di bawah ini diberikan contoh Pola Penyusunan
BIP yang menggambarkan kaitan Pokok Persoalan dan Anak Persoalan, berikut nomor
kodenya, yang tujuannya untuk
menggambarkan BIP sebagai pedoman dalam membuka file-file yang harus dibuka sesuai daftar Pokok
Persoalan dan Anak Persoalan yang ada di dalam BIP. Perlu diketahui bahwa BIP harus dibuat secara
matang, karena sekali diberlakukan “tidak bisa dirubah’, karena BIP ada kaitan
dengan penomoran surat/naskah/tulisan
dinas yang sudah berjalan sejak BIP diberlakukan.
CONTOH FORMAT BIP : berisi Pokok Persoalan, Anak Persoalan
berikut nomor kodenya.
No.
Urt
|
Pokok
Persoalan
|
No.Kode Pokok Persoalan
|
Anak
Persoalan
|
No. Kode
Anak
Persoalan
|
Kaitan dengan Kode Penomoran
|
1.
|
Sumberdaya Manusia
|
01
|
♣ Rekrut CPNS
|
01
|
../../01/01/SDM
|
♣ Pengankatan PNS
|
02
|
../../01/02/SDM
|
|||
♣ Penilaian
Kinerja
|
15
|
../../01/15/SDM
|
|||
2.
|
Materiil
|
02
|
♣ Pengadaan Kendaraan
|
20
|
../../02/20/Mat
|
♣Pengadaan ATK
|
../../02/35/Mat
|
||||
3.
|
Pend. Nasional
|
12
|
♣Kurikulum
|
03
|
../../12/03/Diknas
|
♣Tanda penghargaan
|
21
|
../../12/22/Diknas
|
B.
Alat penunjang sistem administrasi.
Alat penunjang ini berupa format/buku/amplop yang diperlukan dalam
pemrosesan Surat/Naskah/Dokumen. Contoh
: Cover File, Buku File,
Buku Harian File, Buku Ekspedisi File,
lembaran catatan, beberapa jenis
kartu, Amplop Peredaran File, Amplop Peredaran File Khusus Rahasia, Buku
Agenda keluar/masuk.
C. Sarana
Penyimpanan File/Dokumen.
Sarana penyimpanan adalah
berupa rak/kotak tempat penyimpanan file, lemari tempat penyimpanan file
rahasia, filing kabinet, kotak
penyimpanan kartu-kartu peredaran file, dan komputer untuk penyimpanan dokumen
secara elektronik.
Ketiga perangkat utama sistem administrasi tersebut (A, B, C) di
atas merupakan “sarana penunjang fungsi
administrasi terhadap kelancaranan jalannya pekerjaan Staf khususnya dalam proses pengambilan kepuputusan/kebijakan dalam
penyelenggarakan administrasi di lingkungan lembaga/birokrasi”. Jika sistem ini diterapkan, akan tampak adanya
peningkatan peran administrasi dalam memberikan dukungan pelayanan Staf, yang akan jauh berbeda dengan kinerja
kalau lembaga menggunakan pola lama yang konvensional.
Kesimpulan
dan aplikasi.
Saran pendapat yang dipaparkan tentang
perlunya perbaikan sistem administrasi dalam upaya meningkatkan kinerja
birokrasi dalam pemerintahan khususnya dalam nyelenggarakan pelayanan publik,
merupakan salah satu solusi yang sangat sederhana tapi penting dan efektif. Upaya tersebut digunakan untuk memperbaiki sistem
administrasi yang masih menggunakan pola konvensional. Keadaan lemahnya sistem
administrasi pada umumnya, seyogianya menjadi penggugah pimpinan lembaga (decision
maker) untuk mau memperbaiki sistem
administrasi di lembaganya demi peningkatan kinerja lembaga itu sendiri. Untuk menyiapkan dan memberlakukan perbaikan sistem
administrasi tersebut tidak memerlukan biaya besar, karena unsur sarananya (seperti
dijelaskan pada perangkat utama C di
atas) sudah ada.
Lebih baik lagi jika sistem ini disiapkan di lembaga-lembaga pemerintahan yang baru
berdiri (misanya di Kabupaten hasil pemekaran), seperti contohnya Kecamatan
Pangandaran Kab. Ciamis yang akan dimekarkan menjadi Kabupaten. Tepat
sekali jika Panitia Persiapan Pendirian Kabupaten hasil pemekaran mempunyai Tim
Asistensi Penyiapan Sistem Administrasi, yang targetnya harus sudah selesai
menyiapkannya menjelang peresmian. Namun demikan,untuk pelaksaannya akan sangat tergantung
pada adanya “willingnes” dari pejabat terkait (dalam hal ini Gubernur Jabar dan
Bupati Ciamis) untuk memberikan “lampu hijau” kepada Tim Peresmian Pendirian
Kabupaten pemekaran untuk mempersiapkan sistem ini. Insya
Allah nantinya penerapan sistem ini bakal menjadi percontohan di Kabupaten yang
bersangkutan.
Demikian saran pendapat penulis,
mudah-mudahan ada manfaatnya. Kalau ada
pertanyaan dari pembaca, dengan sukarela Penulis dapat menerimanya lewat email. ∏
Penulis, penyusun Ebook Kinerja di sebuah Website, tinggal di Kota
Cimahi, Jawa Barat, alamat email : widiakertapranata@yahoo.co.id.
0 komentar:
Posting Komentar