Sebuah gagasan sederhana menuju Suatu
Perubahan (Ke-2) :
DAMPAK KELEMAHAN SISTEM ADMINISTRASI
TERHADAP KINERJA BIROKRASI DALAM PELAYANAN PUBLIK
DAN UPAYA PERBAIKANNYA
Penulis : Widjaja Kartadiredja/Letkol Purnawirawan
Uploaded : August 29, 2013
Tentang Buku Indeks Persoalan (BIP).
Dalam tulisan awal dari blog berjudul “Dampak Kelemahan Sistem
Administrasi terhadap kinerja birokrasi dalam pelayanan publik dan upaya perbaikannya”
yang di-upload 5 April 2013 Ref. Id.scribd.com/doc/136591603/......
, telah dijelaskan secara singkat
tentang Buku Indeks Persoalan (BIP). Buku
Indeks Persoalan (BIP), adalah buku yang berisi daftar “Pokok
Persoalan” yang kemudian dijabarkan ke dalam “Anak
Persoalan”. Baik pokok persoalan maupun anak persoalan masing-masing
punya nomor kodenya. Nantinya nomor-nomor kode ini diperlukan dalam
penomoran surat/naskah/dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga pengguna.
“Pokok Persoalan” adalah fungsi-fungsi yang dinilai memegang peranan
penting dalam penyelenggaraan tugas-tugas lembaga (dalam hal ini tugas-tugas
pemerintahan). Contoh Pokok
Persolan : Bidang SDM, bidang Materiil logistik,
bidangPendidikan Nasional, dst. Jumlah daftar Pokok Persoalan
tergantung luas lingkupnya kegiatan lembaga, bisa s/d 40, 50, atau bahkan
lebih.
“Anak Persoalan”, meliputi sejumlah kegiatan di bawah pokok
persoalan. Contoh Anak Persoalan dari bidang SDM
: Rekrutmen CPNS, Pengangkatan PNS, Penempatan PNS,
dst. Jumlah Anak Persoalan tergantung luas lingkup Pokok Persoalan.
Berikut ini disajikan bahan kajian untuk
proses penyusunan BIP yang pembahasannya
harus melibatkan unsur/personal yang memahami visi dan misi organisasi di eselonnya,
atau dalam pelaksanaannya cukup diwakili oleh para Pananggung-jawab Administrasi di eselon yang
bersangkutan. Rapat BIP formalitasnya dipimpin
oleh Sekretaris Daerah, atau pejabat yang ditunjuk, baik untuk di tingkak Pemrov, Kabupaten
ataupun Kota. Untuk suksesnya menyusun BIP bahasan mengikut–sertakan
Penulis blog ini sebagai narasi (nara sumber) untuk memberikan asistensi.
BAHAN
KAJIAN DALAM PENYUSUNAN BIP
(BUKU INDEKS PERSOALAN) DALAM
UPAYA PENINGKATAN KINERJA ADMINISTRASI DI LANGKUNGAN PEMERINTAHAN PROVINSI/KABUPATEN/KOTA
(Bahan untuk didiskusikan dengan
calon User sesuai dengan Visi dan Misi Organisasi)
Bandung, 18 Agustus 2013
Konsep dibuat oleh Penulis :
Widjaja Kartadiredja
PENJELASAN :
♣
BIP harus dibuat dengan
benar-benar matang karena sekali diberlakukan
BIP tidak bisa dirubah begitu saja. Karena
itu diperlukan pembahasan BIP dengan unsur-unsur eselon beberapa kali pertemuan hingga didapatkan konsep BIP yang final.
♣ Langkah berikutnya setelah siap dengan Buku Indeks
Persoalan (BIP) adalah :
1)
Mendesain format-format bidang administrasi untuk
kemudian pencetakannya dilakukan oleh Lembaga/Institusi. Dalam hal
ini Nara Sumber (yaitu Penulis selaku pembuat rancangan sistem) hanya akan menyerahkan
bentuk formatnya saja untuk selanjutnya pencetakannya/pengadaannya dilakukan
oleh Lembaga/Institusi. Proses ini
akan memerlukan waktu sekitar 3- 4 minggu hingga format-format siap untuk
digunakan di semua jajaran administrasi.
2) Memberikan training pembekalan kepada
para penanggung- jawan/pengelola administrasi di satuan-
satuan kerja administrasi , yang
tujuannya didescripsikan sebagai upaya peningkatan kinerja administrasi
dalam menunjang kelancaran tugas
birokrasi dalam pelayanan publik”.
Gambaran
Penalaksanaan training/pelatihan.
Pembekalan
dalam bentuk training/pelatihan dilaksanakan dalam dua tahapan :
♣ Tahap awal atau Tahap Pertama, pembekalan diberikan kepada para peserta yang terdiri dari para penanggung
jawab administrasi di tingkat Pemerintahan Provinsi , yaitu
masing-masing 1 orang dari pengelola administrasi di Sekretaris Gubernur dan Wakil Gubernur, di Asisten-asisten
Gubernur, dan di Dinas-dinas Pemerintahan Provinsi.
Durasi pelatihan 4 hari di hari
kerja, dari Pk. 08.00 s/d 12.00 WIB, dengan kapasitas kelas 10 orang.
♣ Tahap Kedua, pembekalan yang diberikan kepada para penanggungn-jawab
administrasi di Tingkat Pemerintahan
Kabupaten/Kota. Durasi waktu,
kapasitas kelas dan jumlahpeserta dari masing-masing satuan kerja
administrasi sama dengan pada pelatihan Tahap Pertama. Pembekalan diharapkan bisa
diberikan oleh kader yang telah
disiapkan di Tingkat Provinsi , yaitu mereka
yang telah mengikuti pelatihan di tingkat Provinsi yang benar-benar menguasi
materi dan aplikasi, bila perlu dalam pelaksanaan
diberi bantuan asistensi oleh nara sumber,
dalam hal ini Penulis selaku perancang sistem .
♣
Dengan batasan kedua tahapan tersebut diatas, maka dapat dibuat perencanaan program pelatihan dengan matang oleh “decision maker” dari Lembaga/Institusi calon pengguna
sistem, dengan jumlah anggaran yang sangat
murah namun efisien.
Sistem yang
ditawarkan lewat blog ini tidak untuk dikomersilkan.
♣ Penulis selaku penggagas yang
menyajikan sistem dalam blog ini tidak bermaksud untuk mengkomersilkan sistem, maksudnya tidak menekankan pada masalah honor mengajar atau pun memberikan asistensi dalam
penerapan sistem. Dalam hal ini besar kecilnya honor bisa
dikompromikan, yang tujuan utamanya program
ini bisa direalisasikan dan
dikembangkan. Adapun semangat penyaji dengan mengabdikan sistem ini , adalah
semata-mata untuk pengabdian, dimana Penulis sebagai seorang Purnnairawan yang masih memiliki rasa kepedulian terhadap
kepentingan bangsa, ingin memberikan sesuatu
yang bermanfaat bagi bangsa.
NOTIFICATION :
♣ Bagi
lembaga atau institusi yang tertarik dengan sistem ini dan berminat untuk
menerapkannya di lembaganya,
dapat menghubungi Penulis, Widjaja
Kartadiredja, melalui email :
widiakertapranata@yahoo.co.id
Lalu tebarkan informasi ini kepada
teman-teman Anda yang posisinya punya kewenangan untuk mengakses program ini di
lembaganya. Atas perhatiannya
sebelumnya diucapkan terima kasih.
Salam Penulis, Widjaja
Kartadiredja.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
